E-Mail Archivierung
Revisionssichere Archivierung für Selbständige und Unternehmen
Warum soll/muß ich Archivieren?
Business-Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen erfolgt bereits seit Jahren per E-Mail und damit digital.
Briefe beziehungsweise lange Geschäftskorrespondenzen auf Papier haben ausgedient.
Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung wird somit zum Thema.
Da die gesetzlich verpflichtenden Richtlinien für diese Art der Kommunikation genauso gelten wie für Geschriebenes auf Papier,
müssen sämtliche Geschäftsdokumente digital gesichert werden.
Dazu gehören auf Grundlage der geltenden Bundesabgabenordnung (Par. 131 f. BAO), dem Unternehmensgesetzbuch (vor allem Par. 190 UGB)
sowie dem Aktien- und GmbH-Gesetz somit unter anderem: Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte,
Eröffnungsbilanzen, empfangene beziehungsweise auch abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Unterlagen, die für die Umsatzbesteuerung von Bedeutung sind.
Generell gilt: E-Mails sind vonseiten der Geschäftsführung inklusive der elektronischen Signatur im Originalformat zu archivieren,
um Beweiskraft zu gewährleisten - Transparenz und Wiederauffindbarkeit inklusive.
Gehostete E-Mail-Accounts
DIC-Online ermöglicht eine Erweiterung der gehosteten E-Mail-Accounts zur Archivierung.
Die Vorteile: Sie müssen praktisch nichts tun, um die rechtlichen Auflagen zur Archivierung elektronischer Dolumente zu erfüllen.
Zudem lässt sich über einfach zu bedienende Tools direkt im Archiv gezielt suchen.
Weitere personalisierte Einstellungen lassen sich selbst durchführen oder an DIC-Online übertragen.
Das gilt sowohl für einzelne E-Mails als auch für virtuelle Mailserver (mit eigener Domäne).
Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch beim Hosten eines oder auch mehrerer Archivserver sowie die Einrichtung
beim Kunden vor Ort - eventuell verbunden mit einer automatischen externen Sicherung der bestehenden Archive.
Wichtig ist, dass der Zugriff des Providers, des Administrators (wenn dies nicht der Provider ist) und einzelner User genau definiert und dokumentiert ist.
Dem Provider und dem Administrator kann dabei der Zugriff auf die E-Mails gesperrt oder nur auf Absender und Empfängeradresse
und den Betreff limitiert werden.
Das zugrundeliegende Mailserver-Archiv http://mailstore.de ist
für Österreich (Deutschland und Schweiz) zertifiziert und vom Finanzamt anerkannt.
Auch vor Gericht besteht dadurch die deutlich erhöhte Wahrscheinlichkeit (wenn auch nicht Verpflichtung), als Beweis anerkannt zu werden.
Für Finanzamtprüfer und unter anderem auch Gerichtssachverständige gibt es ergänzend die Möglichkeit, einen eigenen Audit-Zugang zu schaffen,
in dem beispielsweise die Integrität geprüft, aber nichts verändert werden kann.
DIC-MailArchiv
Revisionssichere E-Mail-Archivierung
inklusive 1 Verwaltungsinstanz,
5 Archive,
25 GB Speicherplatz,
Einrichtung am DIC-Mailserver
Client zur Verwaltung mit umfangreichen Suchmöglichkeiten.
Einmalig99,90 exkl. 20% MwSt.119,88 inkl. 20% MwSt.
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